圖書(shū)出版檔案管理 【 深圳(zhèn)印刷廠 海倫印刷 】

出版檔(dàng)案的管理是出(chū)版社管理工作(zuò)重要的組成部分。在大中型出(chū)版社(shè) , 應設專人(rén)管理 , 并(bìng)提(tí)供庫(kù)房(fáng)等必要的條(tiáo)件。出版檔案管(guǎn)理主要(yào)包(bāo)括 : 原(yuán)稿 ( 包(bāo)括(kuò)文(wén)字稿(gǎo)和圖(tú)稿 ) 管(guǎn)理、校(xiào)樣管理、版本樣(yàng)書 ( 包(bāo)括各印次(cì)、版次(cì)及重(zhòng)印時(shí)的校正本 ) 的管(guǎn)理和(hé)電子(zǐ)文件(jiàn) ( 照(zhào)排膠片及磁(cí)盤、彩色(sè)分色膠片等 ) 的管理。

1. 原稿的管理(lǐ)

當一(yī)種圖書(shū)印(yìn)制完(wán)成後 , 責任編輯應将該書(shū)的原稿 ( 包(bāo)括圖稿 ) 一(yī)并裝(zhuāng)袋交檔案(àn)管理(lǐ)人員。檔案(àn)管理人員應登(dēng)記并清點原稿(gǎo)是否齊全 , 然後按一定的順序編号(hào)存放。如果有人借(jiè)用或(huò)退回作(zuò)者 , 應由當(dāng)事人簽(qiān)字(zì)。如果(guǒ)圖稿是照相膠(jiāo)片(piàn) , 應單(dān)獨存放(fàng)

2. 版本樣書(shū)的管(guǎn)理

凡本社的出(chū)版物(wù) , 都(dōu)應(yīng)存留樣本(běn)并(bìng)妥(tuǒ)善保(bǎo)管。每種樣本的(de)存留(liú)數量(liàng)不應(yīng)少于兩(liǎng)本。樣本(běn)的存(cún)檔應包括(kuò) : 一本書的各版(bǎn)次、印次以及不(bú)同的(de)開本(běn)、不同(tóng)的裝訂形式的樣本(běn)。對于在重印或(huò)再版時由(yóu)作者或責任編(biān)輯修改過的樣(yàng)書 , 更(gèng)應妥善保(bǎo)管。樣(yàng)本的管理存放 , 可以一種(zhǒng)書爲(wèi)單位進行(háng)編号(hào) ( 一般用該(gāi)書的書(shū)号即可(kě) ), 不同(tóng)的印(yìn)次和(hé)版次的樣本 , 應(yīng)在該(gāi)書(shū)總(zǒng)編号(hào)之下再設分編(biān)号。

重印書(shū)的校正本應十(shí)分(fèn)注意(yì)保管 , 這(zhè)是因爲(wèi)其中有作者或(huò)責任編(biān)輯的(de)修(xiū)正記錄(lù) , 它不但用作修改(gǎi)膠片的(de)依據(jù) , 而且(qiě)對版本記錄頁也有(yǒu)相應的改動(dòng) , 這種樣(yàng)本在印制(zhì)完後應交檔案(àn)管理(lǐ)人員(yuán)妥善(shàn)保(bǎo)管 , 以備以後查用(yòng)。

3. 電子(zǐ)文件(jiàn)的管理

電(diàn)子(zǐ)文件是(shì)出版社(shè)代替紙(zhǐ)型、照排膠片後(hòu)的一項(xiàng)重要資(zī)産。保管(guǎn)好電子(zǐ)文件(jiàn)在(zài)書籍重(zhòng)印時可免去排(pái)版費(fèi)用 , 也(yě)可省(shěng)去幾次校(xiào)對 , 使(shǐ)重印(yìn)書的成本(běn)大幅(fú)度降(jiàng)低 , 有利于(yú)出版社的(de)經濟效益。保存電子(zǐ)文(wén)件會比(bǐ)保存(cún)照排膠片(piàn)更(gèng)節省(shěng)保存的(de)空間 , 查找(zhǎo)起(qǐ)來(lái)也更方便 , 而且在需(xū)要重印的時候(hòu)重新出片(piàn)可以(yǐ)保證(zhèng)印刷(shuā)的質量。

因(yīn)此是目(mù)前(qián)出版(bǎn)社存檔(dàng)的(de)主要(yào)方式。由于以前(qián)保存文件多采(cǎi)用磁盤保(bǎo)存 , 現(xiàn)在多采用(yòng)光盤(pán)保存 , 要注意今(jīn)後因(yīn)計算機硬(yìng)件發展而(ér)産生(shēng)的舊的(de)存儲模式淘汰而使保存的電子文件(jiàn)無法讀取的情(qíng)況(kuàng)。例(lì)如以前常(cháng)用的 8 英寸、 5% 英寸(cùn)和 3 英寸(cùn)的軟盤(pán)都因(yīn)爲相(xiàng)應的(de)驅動(dòng)器(qì)被淘汰而産生讀盤的(de)問題(tí)保存電子(zǐ)文件可以(yǐ)包括(kuò)作者(zhě)提交的文(wén)字和圖(tú)片(piàn)的電(diàn)子文(wén)件 , 編輯後(hòu)的文件和排(pái)版(bǎn)後提交照(zhào)排機(jī)出膠片的(de)文件(jiàn)。由于(yú)排版(bǎn)軟件(jiàn)的升級速(sù)度很(hěn)快 , 因此有(yǒu)可能(néng)現在保存(cún)的排版文件(jiàn)到(dào)時候(hòu)可能(néng)會出(chū)現不(bú)兼容(róng)的(de)情況。而(ér)保存(cún) pdf 格式的文件 , 雖然(rán)在今後重印(yìn)時(shí)可以直(zhí)接拿(ná)來出片印(yìn)刷 , 但由于(yú) pdf 格式(shì)的文(wén)件改版有困難 , 因此(cǐ)同時(shí)保存(cún)排版前的(de)原文(wén)件會(huì)有一定(dìng)好處。

 

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