圖書出版檔案管理 【 深圳印刷廠 海倫印刷(shuā) 】

出版檔案的(de)管理是出版社管(guǎn)理工作重要(yào)的組成部(bù)分。在大中型出版社 , 應設專人(rén)管理 , 并提供庫房(fáng)等必要的條(tiáo)件。出版檔案管理主(zhǔ)要(yào)包括 : 原(yuán)稿 ( 包括文(wén)字稿和圖稿 ) 管理、校樣管理、版本樣書 ( 包括各印次、版次及重印時的校正本 ) 的管(guǎn)理和(hé)電(diàn)子文件 ( 照排膠片及磁盤、彩色(sè)分色膠片等 ) 的管(guǎn)理。

1. 原稿的管理

當一種圖(tú)書印制完成後 , 責任編輯(jí)應将該書的原(yuán)稿 ( 包括圖稿 ) 一并裝袋交檔案(àn)管理人員。檔案管理人員應登記并清點原稿是否齊全 , 然(rán)後按一定的順序編号存放。如果有人借用或退回作者 , 應由當事人簽字。如果圖稿(gǎo)是照相膠片 , 應單獨存放

2. 版本樣書的管理

凡本社的出版物 , 都(dōu)應存(cún)留(liú)樣本并妥(tuǒ)善保管。每(měi)種樣本的存留數量不應少于兩本。樣本的存檔應(yīng)包(bāo)括 : 一本書的各版(bǎn)次、印次以及不同的開本、不同的裝訂(dìng)形式的樣本。對(duì)于在重印或再版時由作者或(huò)責任編(biān)輯修改過(guò)的樣(yàng)書 , 更應妥善保管。樣本的管理存放(fàng) , 可以一種書爲單位進行編号 ( 一般(bān)用該書的書号即可 ), 不同的印次和(hé)版次的樣本 , 應在該書總編号(hào)之下再設分編号。

重印書的校正本應十分注意保管 , 這是因爲其中有作者或責任編輯的修正記錄 , 它不但用作修改膠片的依據(jù) , 而且對版本記(jì)錄頁也有相應的改動 , 這種樣(yàng)本在印制完後應交檔案管理人員(yuán)妥善保管 , 以備以(yǐ)後查用。

3. 電子文件(jiàn)的管理

電子文件是出版社(shè)代替紙型(xíng)、照排膠片後的一項重要資産。保管好(hǎo)電子文件在書(shū)籍重印時可免去排版費用 , 也可省去幾次校對 , 使重印書的成本大幅度降低 , 有利于出版社的經濟效益。保存電子文件會比保存照排膠片更節省保存的空間 , 查找起來也更方便 , 而且在需要重印的時候重新(xīn)出片可以保證印刷的質量。

因此是目前(qián)出版社存檔的主要方式(shì)。由于以前保存文件多采用磁盤保存 , 現在多采用光盤保存 , 要(yào)注意今後因計算機硬件發展而産生的舊的存儲(chǔ)模(mó)式淘汰而使保(bǎo)存的電子文件(jiàn)無法讀取的(de)情(qíng)況。例如以前常用的 8 英寸(cùn)、 5% 英寸和 3 英寸的軟盤(pán)都因爲相應的驅動(dòng)器(qì)被淘汰而産生讀盤的(de)問題保存電(diàn)子(zǐ)文件可以包括(kuò)作者提交的文字和(hé)圖片的(de)電(diàn)子文件 , 編輯後的文件和排版後提交照(zhào)排機出膠片的文件。由于排版軟件(jiàn)的升級速度很快(kuài) , 因此有可能現在保存的排版文件(jiàn)到時候可能會出(chū)現不兼容的情(qíng)況。而保存 PDF 格式的文(wén)件 , 雖然在(zài)今後重印時可以直接拿(ná)來出片印刷 , 但由于 PDF 格式的文件(jiàn)改版有(yǒu)困(kùn)難 , 因此同時保存排版前的原文(wén)件會有一定好處。

 

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